Vérifiez la mise à jours de votre logiciel¶

Commencez par vérifiez que votre logiciel est à jours. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne sont pas toujours inclus dans les installateurs.

Présentation de votre structures¶

Menu Général/Nos coordonnées

Dans cette écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent ces informations en particulier pour les impressions (facture, comptabilité, listing d’adhérents...)

Gestion des adhérents : la saison et les cotisations¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Les saisons et les cotisations

Verifiez que vous êtes sur la bonne saison active. Vous pouvez également changer les périodes associées à cette saison et lui associée des documents demandés lié à toutes nouvelles cotisations. En début de saison, vous pouvez modifier la liste des différentes cotisations que vous proposez à vos adhérents. Si vous utilisez le module de facturation, l’outil vous permettra d’associé à une cotisation des articles et un montant qui sera utilisé en automatique.

Gestion des adhérents : activités et équipes¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Catégories

Dans le cas où vous voulez gérer plusieurs activités, équipes ou trié vos adhérents par classe d’âges, veuillez configurer ces différentes listes.

Réglage de votre facturier¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration du règlement Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration du facturier

Vérifiez que les paramètres du facturier vous correspondent. Vous pouvez aussi ici, configurer le RIB de votre compte bancaire principal ainsi qu’en ajouter des secondaires. Ces derniers vous seront utiles pour la fonctionnalité “dépôt de chèques” du facturier.

Création de votre premier exercice comptable¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptables Menu Finance/Comptabilité/plan comptable

Ouvrer votre premier exercice comptable et rendez le actifs. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cette exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnel.

Ajout des adhérents de l’association¶

Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants Menu Administration/Modules (conf.)/Importe de contacts

Il vous faut maintenant ajouter les différents adhérents de votre association. Deux solutions pour cela: un par un ou via une importation extérieur. Pour ajouter un par un, vous devez ajouter une fiche pour chacun de vos adhérents. Si vous avez une liste d’adhérents extérieurs à importer, extrayez la sous le format CSV suivant le formalisme expliqué dans le manuel.

N’oubliez pas de leur attribuer une cotisation, sinon ils n’apparaîtrons pas dans la liste des adhérents cotisants. En cas d’erreur, vous pouvez facilement les retrouver à l’aide de l’outil de recherche.

Notez que pour chaque nouvelle cotisation saisie, une facture non-validée sera générée automatiquement.

Mise à jours comptable¶

Menu Finance/Comptabilité/écritures comptable Menu Finance/Comptabilité/Modèle d’écriture

Si vous mettez en place Diacamma Asso au cours de votre exercice, vous devrez également saisir votre report à nouveau de l’exercice précédent ainsi que ressaisir les écritures du début d’année. Attention: n’oubliez pas que l’ajout d’une cotisation d’adhérent génère une facture ainsi que des écritures comptables associées. Prenez en compte dans la reprise de votre comptabilité. Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écritures. Enregistrez entant que modèle les écritures récurrentes que vous avez au cours d’une année. Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques cliques.

Le courriel¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel

Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Asso d’envoyé un certain nombre de message: facture en PDF, mot de passe de connexion, ... Vous pouvez préciser comment réagis les liens ‘écrire à tous’ réagis avec votre logiciel de messagerie.

Les cadres associatifs¶

Menu Général/Nos coordonnées Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants

Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associé des adhérents comme cadre de votre structure. Utilisez l’outil de recherche et assignez leur une fonction. Vous pouvez également rajouter des fonctions propres à votre structure.

Depuis la fiche de chacun de vos adhérents, vous pouvez donner à des personnes actives un droit de connexion à Diacamma Asso. Privilégié une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propre à chaque utilisateur. Associez leur également des droits correspondants à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible l’utilisation de l’alias ‘admin’ qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.

La gestions documentaire¶

Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier Menu Bureautique/Documents/Documents

Définissez vos différents dossier vous permettant d’importer vos documents à classer et à partager.

Une fois avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Asso est pleinement opérationnel. N’hésitez pas à consulter le forum: de nombreuses astuces peux vous aider pour utiliser au mieux votre logiciel.