Configureren van OiRA
Stem OiRA af op uw behoeften door anderen, bijvoorbeeld uw werknemers, toegang te verlenen tot uw risicobeoordelingen of door de manier waarop uw organisatie in OiRA wordt weergegeven te wijzigen.
Organisatie
Elke risicobeoordeling behoort toe aan een organisatie. Gebruikers die toegang hebben tot de organisatie kunnen toegang krijgen tot haar risicobeoordelingen.
Wanneer u een nieuw gebruikersaccount aanmaakt, zonder gebruik te maken van een uitnodiging aan een organisatie, kunt u uw eigen organisatie aanmaken door op de knop „Organisatie toevoegen“ te klikken. De organisatie wordt gebruikt voor het opslaan van de risicobeoordelingen.
Het organisatiescherm kan via het hoofdscherm worden bereikt door op de tab „Organisatie“ te klikken.
Op het organisatiescherm ziet u normaal gesproken uw eigen organisatie. Maar als u ook toegang hebt tot andere organisaties, bijvoorbeeld omdat u een VGW-dienstverlener bent, krijgt u een lijst met meerdere organisaties te zien.
Bij het bewerken van de informatie over uw eigen organisatie kunt u de naam van uw organisatie toevoegen en een logo uploaden. Als naam van uw organisatie wordt standaard „Organisatie van …“ voorgesteld, waarbij „…“ wordt vervangen door de voornaam van de eigenaar van deze organisatie. Als de naam van deze gebruiker niet is ingevoerd in het systeem, wordt het e-mailadres van deze gebruiker getoond.
U kunt uw organisatie op een later tijdstip bewerken door op de knop „Organisatie bewerken“ aan de rechterkant te klikken.
Gebruikersbeheer
Wanneer u op de tab „Organisatie“ klikt, ziet u een lijst van gebruikers die toegang hebben tot uw organisatie. Ook uw eigen naam (als deze bij het systeem bekend is) of uw e-mailadres verschijnt in de lijst van gebruikers die toegang hebben tot de risicobeoordelingen van uw organisatie.
Uw naam bewerken
Het is aan te raden om uw volledige naam in te voeren in de applicatie: hierdoor wordt de herkenbaarheid voor andere gebruikers in de hele applicatie verbeterd. U kunt uw naam wijzigen door op het persoonspictogram in de rechterbovenhoek te klikken en vervolgens op „Voorkeuren“ in het dropdownmenu dat verschijnt.
Rollen en rechten
Naast de namen van de gebruikers ziet u uw rol binnen de organisatie. Er zijn drie mogelijke rollen.
- Lid – Leden kunnen risicobeoordelingen aanmaken en trainingen volgen. Leden kunnen alle risicobeoordelingen van de organisatie bekijken en bewerken.
- Adviseur – Adviseurs kunnen risicobeoordelingen aanmaken en bewerken, risicobeoordelingen valideren en goedkeuren en trainingen ontwikkelen. (Let op: deze functie is alleen beschikbaar in sommige landen)
- Beheerder – beheerders kunnen gebruikersaccounts aanmaken, bewerken en verwijderen. Beheerders kunnen ook risicobeoordelingen aanmaken en bestaande beoordelingen bewerken, risicobeoordelingen vergrendelen en trainingen volgen.
Een gebruiker toevoegen aan uw organisatie
U kunt een extra gebruiker, zoals een werknemer of (alleen in sommige landen) een VGW-adviseur , toevoegen aan uw organisatie door op de knop „Gebruiker toevoegen“ te klikken. Er verschijnt een venster waarin u wordt gevraagd de gebruikersmachtigingen voor de nieuwe gebruiker te kiezen. U kunt de gekozen gebruikersmachtigingen achteraf nog wijzigen. Zodra u de gebruikersmachtigingen hebt ingesteld, klikt u op „E-mail verzenden“ om de uitnodiging te versturen.
Als u op „E-mail verzenden“ klikt, wordt in uw e-mailclient een nieuwe e-mail geopend met een link die de ontvanger(s) kan/kunnen gebruiken om zich als lid aan te melden bij uw organisatie. De link is vijf dagen geldig. U kunt deze link naar een willekeurig aantal ontvangers toezenden om hen uit te nodigen lid te worden van uw organisatie.