Prise en main

Le logiciel Diacamma Syndic comprends un grand nombre de paramétrages et peu paraître difficile à configurer au besoin de votre structure.

Nous vous proposons cette explication pour vous aider à franchir cette première étape dans l’utilisation de cet outil.

Suivez pas à pas les différents phases de réglages. Dans chaque étape, nous ne ré-détaillons pas les fonctionnalités. Nous vous invitons également à vous référer au reste du manuel utilisateur pour cela.

Il peut être intéressant de réaliser des sauvegardes au cours de cette procédure. Cela vous permettra, si vous faite une erreur, de revenir à une étape précédente sans tout recommencer (installation comprise).

Vérifiez la mise à jours de votre logiciel

Commencez par vérifiez que votre logiciel est à jours. En effet, nous diffusons régulièrement des correctifs qui ne sont pas toujours inclus dans les installateurs.

Présentation de votre copropriété

Menu General/Nos coordonnées

Dans cette écran, vous pouvez décrire les coordonnées de votre structure. De nombreuses fonctionnalités utilisent ces informations en particulier pour les impressions.

Création de votre premier exercice comptable

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration comptables

Menu Comptabilité/Gestion comptable/plan comptable

Ouvrer votre premier exercice comptable et rendez le actifs. Vous devrez aussi créer le plan comptable de cette exercice pour avoir une comptabilité pleinement opérationnel.

Réglage de votre copropriété

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration de copropriété

Vérifiez que ces paramètres correspondent à votre utilisation.

Définition des catégories de charges, des lots et des tantièmes

Menu Copropriété/Les propriétaires et les lots

Menu Copropriété/Les catégories de charges

Déclarez vos copropriétaires ainsi que les lots de votre copropriétés. Ajoutez vos catégories de charges et définisez pour chacunes les cotes parts ou les lots associés.

Mise à jours comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/écritures comptable

Menu Comptabilité/Gestion comptable/Modèle d’écriture

Si vous mettez en place Diacamma Syndic au cours de votre exercice, vous devrez également saisir votre report à nouveau de l’exercice précédent ainsi que ressaisir les écritures du début d’année. Attention: n’oubliez pas que l’ajout d’une cotisation d’adhérent génère une facture ainsi que des écritures comptables associées. Prenez en compte dans la reprise de votre comptabilité. Pour vous aidez dans la saisie de votre comptabilité, nous vous conseillons d’utiliser les modèles d’écritures. Enregistrez entant que modèle les écritures récurrentes que vous avez au cours d’une année. Ainsi vous pouvez rapidement compléter votre comptabilité en quelques cliques.

Le courriel

Menu Administration/Modules (conf.)/Paramètrages de courriel

Définissez vos réglages pour votre courriel. Le serveur smpt permettra à Diacamma Syndic d’envoyé un certain nombre de message: facture en PDF, mot de passe de connexion, … Vous pouvez préciser comment réagis les liens “écrire à tous” réagis avec votre logiciel de messagerie.

Les responsables

Menu Général/Nos coordonnées

Menu Administration/Modules (conf.)/Configuration des contacts

Menu Association/Adhérents/Adhérents cotisants

Dans la fenêtre de vos coordonnées, vous pouvez associé des personnes comme résponsable de votre structure comme les copropriétaire membre du conseil d’administration. Utilisez l’outil de recherche et assignez leur une fonction. Vous pouvez également rajouter des fonctions propres à votre structure.

Depuis la fiche de chacun de vos copropriétaire, vous pouvez donner à des personnes actives un droit de connexion à Diacamma Syndic. Privilégié une utilisation du logiciel avec un alias et un mot de passe propre à chaque utilisateur. Associez leur également des droits correspondants à leurs fonctions au sein de votre structure. Enfin, évitez autant que possible l’utilisation de l’alias “admin” qui doit être réservé pour des actions de configuration et de maintenance.

La gestions documentaire

Menu Administration/Modules (conf.)/Dossier

Menu Bureautique/Documents/Documents

Définissez vos différents dossier vous permettant d’importer vos documents à classer et à partager.

Une fois avoir parcouru ces points, votre logiciel Diacamma Syndic est pleinement opérationnel. N’hésistez pas à consulter le forum: de nombreuses astuces peux vous aider pour utiliser au mieux votre logiciel.