Configurer OiRA
Adaptez OiRA à vos besoins en permettant à d’autres personnes, par exemple vos salariés, d’accéder à vos évaluations des risques ou en modifiant la manière dont votre organisation apparaît dans OiRA.
Organisation
Chaque évaluation des risques appartient à une organisation. Les utilisateurs qui ont accès à l’organisation peuvent accéder aux évaluations des risques de celle-ci.
Lorsque vous créez un nouveau compte d’utilisateur, sans partir d’une invitation à rejoindre une organisation, vous pouvez créer votre propre organisation en cliquant sur le bouton „Ajouter une organisation“. L’organisation est utilisée pour stocker les évaluations des risques.
Vous pouvez accéder à l’écran des organisations via l’écran principal en cliquant sur l’onglet „Organisation“.
Sur l’écran des organisations, vous verrez normalement votre propre organisation. Mais si vous avez également accès à d’autres organisations, par exemple parce que vous êtes un prestataire de services de santé et de sécurité au travail, vous verrez alors plus d’une organisation dans la liste.
Lorsque vous modifiez les informations relatives à votre propre organisation, vous pouvez ajouter le nom de votre organisation et télécharger un logo. Par défaut, le système suggérera comme nom de votre organisation „Organisation de…“, où „…“ est remplacé par le prénom du propriétaire de cette organisation. Si le nom de cet utilisateur n’a pas été inscrit dans le système, l’adresse électronique de cet utilisateur sera affichée.
Vous pouvez modifier votre organisation ultérieurement en cliquant sur le bouton „Modifier l’organisation“ situé à droite.
Gestion des utilisateurs
Après avoir cliqué sur l’onglet „Organisation“, vous pouvez voir une liste des utilisateurs qui peuvent avoir accès à votre organisation. Vous devriez voir votre propre nom (s’il est connu du système) ou votre adresse électronique dans la liste des utilisateurs qui peuvent avoir accès aux évaluations des risques de votre organisation.
Modifier votre nom
Il est recommandé de saisir votre nom complet dans l’application, car cela vous permettra d’être mieux reconnu par les autres utilisateurs dans l’ensemble de l’application par la suite. Vous pouvez modifier votre nom en cliquant sur l’icône représentant une personne située dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur „Préférences“ dans le menu déroulant qui s’affiche.
Rôles et autorisations
À côté des noms des utilisateurs, vous verrez votre rôle au sein de l’organisation. Il existe trois rôles possibles.
- Membre: les membres peuvent procéder à des évaluations des risques et choisir des formations. Les membres peuvent consulter et modifier toutes les évaluations des risques de l’organisation.
- Consultant: les consultants peuvent effectuer et modifier des évaluations des risques, les valider et les approuver et créer des formations. (Veuillez noter que cette fonctionnalité n’est disponible que dans certains pays)
- Administrateur: les administrateurs peuvent créer, modifier et supprimer des comptes d’utilisateurs. Les administrateurs peuvent également effectuer et verrouiller des évaluations des risques, modifier les évaluations existantes et choisir des formations.
Ajouter un utilisateur à votre organisation
Vous pouvez ajouter un utilisateur supplémentaire, tel qu’un salarié ou un consultant en SST (cette dernière fonctionnalité n’est disponible que dans certains pays), à votre organisation en cliquant sur le bouton „Ajouter un utilisateur“. Une fenêtre apparaîtra et il vous sera demandé de choisir le niveau d’autorisation pour le nouvel utilisateur. Vous pouvez encore modifier le niveau d’autorisation de l’utilisateur par la suite. Une fois que vous avez défini le niveau d’autorisation, cliquez sur „Envoyer un courriel“ pour envoyer l’invitation.
Lorsque vous cliquez sur „Envoyer un courriel“, votre client de messagerie électronique s’ouvrira avec un nouveau courriel contenant un lien que les personnes concernées peuvent utiliser pour rejoindre votre organisation. Le lien est valable cinq jours et vous pouvez l’envoyer à autant de personnes que vous le souhaitez pour qu’elles rejoignent votre organisation.