Gestion du facturier

Type de justificatif

Dans le facturier Diacamma, il y a 5 type différents de justificatif de facturation:

  • Panier

Le type panier n’est activable que depuis le menu Administration/Modules (conf.)/Configuration commercial du facturier, onglet Panier. Il permet l’utilisation d’un outil de gestion d’achat en ligne: remplissage d’un panier d’achat.

Une fois activé, un nouveau menu General/Panier d’achat apparait alors à tout les utilisateurs ayant le droit spécifique « [Facturier Diacamma] facture : panier ». Par défaut, ce type (et l’écran associé) n’est pas actif.

Une fois le document « panier » rempli et validé par l’acheteur, celui-ci est transformé en Devis (un par lieu de stockage différent si les articles sont stockable).

  • Devis

Le devis permet d’envoyer à un acheteur potentiel, un document indiquant l’estimation du prix d’un ensemble d’articles de services ou de biens.

Un devis peut-être créé directement depuis le facturier Diacamma ou venant d’une transformation d’un panier. Un devis peut-être transformer en commande “validée” ou en facture “en création”.

  • Commande

Le type commande n’est activable que depuis le menu Administration/Modules (conf.)/Configuration commercial du facturier, onglet Paramètres.

Une commande est une démarche de vente résultant d’un devis accepté formellement par un acheteur. C’est une mise en attente de réalisation suite à des contraintes logistique (transport) ou d’approvisionnement avant de pouvoir être transformer en facture.

Par contre, contrairement à un devis, un règlement peut lui être associée (prouvant l’acceptation de l’acheteur).

Une commande ne peux venir que d’un devis, ne peux pas être à l’état “en création” et ne peux qu’être transformer en facture.

  • Facture

Une facture est le justificatif d’achat prouvant la vente d’un ensemble d’articles. Un ensemble de paiement peux lui-etre attachée.

Une facture peut-être créé directement depuis le facturier Diacamma ou venant d’une transformation d’un devis, d’une commande ou d’un avoir. Elle peux également être transformer en avoir (droit spécifique « [Facturier Diacamma] facture : avoir »)

  • Avoir

Un avoir est le justificatif prouvant le remboursement d’un ensemble d’articles. Un ensemble de paiement peux lui-etre attachée.

Une avoir peut-être créé directement depuis le facturier Diacamma ou venant d’une transformation d’une facture. Il peux également être transformer en facture (droit spécifique « [Facturier Diacamma] facture : avoir »)

Création

Depuis le menu Facturier/Facture vous pouvez éditer ou ajouter une nouvelle facture.

Commencez par définir le type de document (devis, facture, reçu ou avoir) que vous souhaitez créer ainsi que la date d’émission et un commentaire qui figurera dessus.

Dans cette facture, vous devez préciser le client associé, c’est à dire le tiers comptable imputable de l’opération.

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Ensuite ajoutez ou enlevez autant d’articles que vous le désirez.

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Par défaut, vous obtenez la désignation et le prix par défaut de l’article sélectionné, mais l’ensemble est modifiable. Vous pouvez choisir aussi l’article divers: aucune information par défaut n’est alors proposé.

Si l’article a été défini comme stockable, vous devrez en plus préciser depuis quel lieu de stockage il sera sortie. Il n’est bien sur pas possible de vendre plus d’article stockable que l’on possède dans le stock.

Création en lot

Depuis le menu Facturier/Facture, vous pouvez créer des factures en lot via le bouton « En lot ».

Pour cela, vous devez définir un « critère sauvegarder » de recherche de tiers (à réaliser via le menu « Comptabilité > Tiers » - bouton « Recherche »). Précisez également le type de document (devis, facture, avoir ou reçu) à réaliser ainsi que l’article à inclure (un seul possible).

Valider la création: la génération des justificatifs, liés aux tiers définis dans la recherche, sera alors réalisée. Ces justificatifs seront à l’état « en création »: vous pouvez donc les controler avant de les valider et les envoyer.

Changement d’état

Depuis le menu Facturier/Facture vous pouvez consulter les factures en cours, validé ou fini.

Un devis, une facture, un reçu ou un avoir dans l’état « en cours » est un document en cours de conception et il n’est pas encore envoyé au client.

Depuis la fiche du document, vous pouvez le valider: il devient alors imprimable et non modifiable.

Dans ces deux cas, une écriture comptable est alors automatiquement générée.

Un devis validé peut facilement être transformé en facture dans le cas de son acceptation par votre client. La facture ainsi créé se retrouve alors dans l’état « en cours » pour vous permettre de la réajuster.

Une fois qu’une facture (ou un avoir) est considéré comme terminée (c’est à dire réglée ou définie comme pertes et profits), vous pouvez définir son état à «fini».

Depuis une facture « fini », il vous est possible de créer un avoir correspondant à l’état « en cours ». Cette fonctionnalité vous sera utile si vous êtes amené à rembourser un client d’un bien ou un service précédemment facturé.

Vous pouvez également archiver des justificatifs (devis, facture, avoir) quand ceux-ci ont été gérés (droit spécifique « [Facturier Diacamma] facture : archivé »). Notez que si un avoir et un facture sont totalement lié, c’est à dire qu’ils n’ont qu’un règlement interne de l’un vers l’autre, leurs états sont forcés à l’identique entre « validé » et « archivé ».

Si une facture contiens des articles stockable, un bordereau de sortie est automatiquement générer pour correspondre à cette vente. La situation du stock est alors mise à jour automatiquement.

Impression

Depuis la fiche d’un document (devis, facture, reçu ou avoir) vous pouvez à tout moment imprimer ou réimprimer celui-ci s’il n’est pas à l’état «en cours».

Pour les factures, les reçus ou les avoirs, une sauvegarde officielle (d’après le patron d’impression par défaut) est automatiquement sauvegardée dans le gestionnaire de documents au moment de la validation. Lorsque vous voulez imprimer le justificatif, on vous propose alors par défaut de télécharger ce document sauvegardé. Vous pouvez régénérer un nouveau PDF, par exemple avec un autre patron d’impression. Par contre celui-ci comportera la mention « duplicata » en filigrane.

Paiement

Si ceux-ci sont configurés (menu Administration/Modules (conf.)/Configuration du règlement), vous pouvez consulter les moyens de paiement d’une facture, d’un reçu ou d’un devis. Si vous l’envoyez par courriel, vous pouvez également les faire apparaitre dans votre message.

Dans le cas d’un paiement via PayPal, MoneticoPaiement ou Hello-Asso, si votre Diacamma est accessible par internet, le logiciel sera automatiquement notifié du règlement. Dans le cas d’un devis, celui-ci sera automatiquement archivé et une facture équivalente sera générée. Un nouveau réglement sera ajouté dans votre facture.

Dans l’écran Comptabilité/Transactions bancaires, vous pouvez consulté précisement la notification reçu de PayPal, MoneticoPaiement ou Hello-Asso. En cas d’état « échec », la raison est alors précisé: il vous faudra manuellement vérifier votre compte (PayPal, MoneticoPaiement ou Hello-Asso) et rétablir l’éventuellement paiment erroné manuellement.