Eseguire una valutazione dei rischi con OiRA
Iniziare una nuova sessione
Dal cruscotto
Per avviare una nuova valutazione del rischio, dalla schermata iniziale o dal „cruscotto“ di OiRA, cliccare su „Avvia una nuova sessione“. Viene visualizzato un pannello di dialogo con due diverse opzioni per avviare la valutazione.
Avvio di una valutazione del rischio da zero
Utilizzare questa opzione per iniziare con un modello pulito quando si effettua la valutazione del rischio per la prima volta. Si può scegliere uno strumento dell’elenco a tendina per essere guidati attraverso la valutazione.
Basarsi su una valutazione del rischio esistente.
Utilizzare questa opzione se si è già effettuata una valutazione del rischio con un determinato strumento in precedenza. Si può selezionare una valutazione del rischio esistente che si vorrebbe riutilizzare dal menu a tendina dedicato alla valutazione del rischio, per utilizzarla come base per una nuova valutazione. Riutilizzare una valutazione del rischio ha senso quando non è cambiato molto, ad esempio quando si devono aggiornare solo le risposte ad alcune domande o parti specifiche del piano d’azione.
Quando si sceglie questa opzione viene creato un duplicato della precedente valutazione del rischio selezionata. Per impostazione predefinita, i duplicati delle valutazioni del rischio protette sono sbloccati.
Dalla pagina degli strumenti
È inoltre possibile avviare una valutazione del rischio con uno strumento di propria scelta dalla pagina di sintesi degli strumenti e anche dalla singola pagina di uno strumento. Cliccare su „Avvia la valutazione del rischio“ per questa opzione. Attraverso questo percorso si può anche scegliere se iniziare da zero una nuova valutazione del rischio o basarla su una valutazione precedente. Solo le valutazioni del rischio effettuate con lo stesso strumento appariranno nel menù a tendina della valutazione. Se non si è mai effettuata una valutazione del rischio con lo strumento selezionato in precedenza, una nuova valutazione del rischio inizierà immediatamente quando si clicca su „Avvia la valutazione del rischio“.
Aprire una valutazione dei rischi
Dopo aver iniziato una valutazione dei rischi, la potrai recuperare in qualsiasi momento attraverso il pannello di controllo nella sezione „Le mie valutazioni dei rischi“. Qui puoi anche iniziare una nuova valutazione dei rischi.
Navigare all’interno di una valutazione dei rischi
Ciascuna valutazione dei rischi ti guida attraverso varie fasi, che sono visibili nel menù principale sul lato sinistro della schermata:
- Preparazione
- Coinvolgimento
- Individuazione + Valutazione
- Piano d’azione
- Relazione
- Stato
La struttura di ciascuno strumento può variare a seconda delle decisioni adottate dai partner OiRA/dagli sviluppatori dello strumento. In alcuni strumenti la fase dell’individuazione e valutazione dei rischi comprende il piano d’azione. In questi casi il menù sulla sinistra è così configurato:
- Preparazione
- Coinvolgimento
- Valutazione
- Relazione
- Stato
Preparazione
„Preparazione“ è la fase in cui avvii ogni sessione/strumento. È qui che assegni alla valutazione dei rischi un nome che successivamente ti permetterà di distinguerla dalle varie altre valutazioni eseguite con lo strumento.
Il collegamento „Per saperne di più su questo strumento…“ fornisce ulteriori informazioni sullo strumento selezionato e sulle parti coinvolte nel suo sviluppo.
Dopo aver fatto clic su „Inizia“, potrebbe essere necessario rispondere ad alcune domande aggiuntive, a seconda dello strumento utilizzato. Questa schermata preparatoria con le „domande sul profilo“ compare soltanto negli strumenti dotati di tale opzione.
Qui puoi:
- selezionare o saltare una o più situazioni, a seconda che esse siano o meno pertinenti per la tua attività imprenditoriale. Scegli „sì“ laddove appropriato;
- elencare una pluralità di unità aziendali, succursali, negozi ecc. I relativi rischi saranno ripetuti per ciascuna voce.
La fase della preparazione è molto importante perché definisce accuratamente il tipo di impresa e i rischi correlati che la tua azienda deve affrontare. Dopo aver fatto clic su „Salva e continua“, si passa alla successiva sezione, „Coinvolgimento“.
Nota: molti strumenti non contengono domande sul profilo perché non utilizzano questa funzione per indirizzare lo strumento; in tali strumenti questa schermata viene saltata automaticamente.
Coinvolgimento
Questa fase serve a ricordare l’importanza del coinvolgimento dei lavoratori e propone vari modi per ottimizzarlo. Qui puoi scaricare o stampare i contenuti della valutazione dei rischi per condividerli con i lavoratori/dipendenti. In tal modo si garantisce che i lavoratori siano in grado di contribuire al compito di valutare la situazione sul loro luogo di lavoro.
Valutazione
In questa fase individuerai i pericoli e i problemi che sono rilevanti per la tua impresa.
Nota: a seconda del modo in cui lo strumento è stato configurato dal partner OiRA, la fase „Piano d’azione“ (cfr. più avanti) può essere integrata in questa schermata. In tal caso, l’intera fase è denominata „Valutazione“ e gli elementi descritti nel „Piano d’azione“ appariranno nella sezione relativa all’individuazione e valutazione di ciascun rischio.
Sul lato sinistro dello schermo, nella sezione „Individuazione + Valutazione“/„Valutazione“, sono visualizzati tutti gli argomenti/moduli inclusi nello strumento. L’argomento che stai visualizzando è evidenziato.
Individuazione
Per ciascun rischio devi decidere se l’affermazione che descrive uno stato desiderato sia applicabile alla tua impresa. Puoi rispondere come segue:
- sì: se rispondi all’affermazione con un „sì“, non è necessaria alcuna azione ulteriore, perché hai valutato che quel rischio non è presente;
- no: se rispondi all’affermazione con un „no“, sono necessarie ulteriori azioni. Ti sarà chiesto di decidere misure specifiche;
- non applicabile: riguardo ad alcune affermazioni sui rischi si può selezionare l’opzione „non applicabile“ nel caso in cui il rischio in questione non sia pertinente per la tua impresa/il tuo stabilimento.
Sotto ciascuna affermazione sono abitualmente riportate informazioni supplementari sul rischio specifico:
- informazioni: una breve descrizione, talvolta corredata di immagini accompagnatorie, che fornisce maggiori dettagli sul rischio;
- risorse: informazioni aggiuntive sul rischio, ad esempio riferimenti giuridici e politici. Qualche volta sono allegati anche documenti di approfondimento;
- osservazioni: puoi inserire qui le tue osservazioni, che compariranno nella relazione alla fine della valutazione.
Dopo aver risposto ad un’affermazione su un rischio e proseguendo nel procedimento, il menù sulla sinistra verrà aggiornato con un simbolo colorato che indicherà se hai:
- risposto positivamente (segno di spunta verde);
- risposto negativamente (croce rossa);
- rinviato la risposta (punto di domanda arancione).
Nel caso delle domande prive di risposta rimane il simbolo grigio.
Valutazione
In questa fase valuti la priorità di un rischio che hai individuato.
Nota: in alcuni strumenti OiRA la valutazione non è visualizzata. La visualizzazione dipende dal modo in cui il partner/lo sviluppatore dello strumento OiRA nazionale ha impostato quel particolare strumento OiRA.
Se hai indicato che un dato rischio è presente (evidenziato da una freccia rossa), comparirà la sezione per la valutazione. A seconda del metodo di valutazione impostato per ciascun rischio ti verrà chiesto di:
- stimare la priorità: alta, media o bassa
OPPURE
- rispondere ad alcune domande sulla frequenza, la gravità e la probabilità del rischio, per poter determinare la priorità sulla scorta delle tue risposte.
Rischi prioritari impostati dal settore:
alcuni rischi sono considerati molto importanti dal partner/dallo sviluppatore dello strumento nazionale che ha creato quello specifico strumento OiRA. Non è necessario stimare i „rischi prioritari“ perché la loro priorità sarà automaticamente impostata come „alta“.
Rischi specificamente formulati
Dopo aver finito di rispondere a tutti i punti relativi ai rischi nella sezione „Individuazione + Valutazione“/„Valutazione“, giungerai al punto opzionale „Altri rischi“. Qui puoi creare le tue voci personalizzate utilizzando il pulsante „Aggiungi un rischio specificamente formulato“.
Se lo strumento non contempla rischi che sono presenti sul tuo luogo di lavoro/nella tua impresa, devi aggiungerli qua. Questi rischi possono essere integralmente definiti/formulati da te.
Un „rischio specificamente formulato“ funziona in maniera analoga ai rischi contemplati dallo strumento OiRA, ma ovviamente devi redigere tu il relativo testo, che dovrebbe consistere perlomeno in una breve affermazione che descriva una situazione problematica, con l’opzione di una descrizione più ampia. Puoi anche caricare un’immagine per illustrare una determinata situazione.
Come nel caso dei rischi abituali, devi dichiarare se il rischio è presente oppure no. Questo permetterà di spuntare i rischi specificamente formulati una volta che saranno stati gestiti efficacemente; lascia comunque questi rischi all’interno della valutazione, a fini di documentazione.
Puoi aggiungere tutti i rischi specificamente formulati che consideri pertinenti.
Piano d’azione
In questa fase decidi le misure che intendi attuare per eliminare o ridurre i rischi individuati in precedenza.
Nota: come specificato sopra, il piano d’azione è presentato come una fase separata nel menù a sinistra, oppure compare sotto ciascun rischio individuato. In quest’ultimo caso, nel menù la fase è denominata „Valutazione“ e comprende sia le affermazioni sui rischi sia opzioni di risposta.
La versione dello strumento utilizzato dipende dalle decisioni adottate dal partner OiRA/dallo sviluppatore dello strumento nazionale.
Piano d’azione integrato
Se a una domanda rispondi con un „no“, sulla pagina si aprirà il modulo del piano d’azione, nella sezione „Misure“.
Puoi sia selezionare misure tra quelle proposte nell’elenco del sistema, sia definire le tue misure autonomamente.
Piano d’azione separato
Fai clic sul pulsante „Crea un piano d’azione“ per iniziare il tuo piano.
Nella fase del piano d’azione, il menù sulla sinistra mostra ora soltanto i rischi che necessitano ulteriori azioni, poiché gli altri rischi sono stati indicati come non presenti.
Per ciascun rischio al quale hai risposto con un „no“ durante la fase di valutazione e per i rischi prioritari (indipendentemente dalla risposta, sia stata essa positiva o negativa) ti verrà chiesto di definire misure.
Puoi selezionare misure tra quelle suggerite nell’elenco del sistema oppure definire le tue misure personali.
Aggiungi la tua misura
Usa il pulsante „Aggiungi una misura“ per cominciare a definire una misura preventiva. Qui dovresti:
- descrivere l’approccio generale che sarà adottato per eliminare o ridurre il rischio;
- indicare, facoltativamente, il livello di competenze e/o i requisiti necessari (ad esempio, puoi indicare qui se per gestire questo rischio sono richieste una formazione specifica o competenze esterne);
- inserire informazioni sui soggetti responsabili dell’esecuzione;
- stabilire la dotazione finanziaria, se applicabile;
- fissare, facoltativamente, le date previste per l’inizio dell’esecuzione della misura e per il suo completamento.
Puoi aggiungere tutte le misure necessarie.
Aggiungi misure standard
A seconda dell’impostazione applicata dal partner OiRA/dallo sviluppatore dello strumento, sono disponibili misure predefinite per i rischi individuali. Puoi scegliere una o più misure predefinite facendo clic sul pulsante „Seleziona misure standard“.
Si aprirà un menù pop-up contenente tutte le misure suggerite. Fai clic sul pulsante „Aggiungi“ in corrispondenza di quelle che intendi utilizzare.
Le misure predefinite vengono poi elencate nel tuo piano d’azione. La descrizione delle cose da fare è prestabilita, mentre gli altri campi (responsabilità, dotazione finanziaria, date) possono e dovrebbero essere compilati da te.
Sia le misure standard sia quelle definite da te possono essere cancellate in qualsiasi momento.
Formazione
La funzione „Preparazione del materiale di formazione“ è stata ideata per aiutare l’utente a generare contenuti formativi durante l’esecuzione di una valutazione del rischio. Le seguenti istruzioni guideranno su come utilizzare al meglio questa funzionalità:
Creazione automatica di materiale di formazione
Poiché conduce una valutazione del rischio, il sistema compila contemporaneamente materiale di formazione in sottofondo. Ciò garantisce che ogni valutazione del rischio sia abbinata a risorse formative corrispondenti.
Accesso alla sezione dedicata alla formazione
In presenza di ogni rischio è presente una sezione dedicata alla „Formazione“. Se questa sezione non viene ampliata automaticamente, è possibile cliccare sulla piccola freccia per mostrare l’intero contenuto.
Redazione del materiale di formazione
All’interno della sezione dedicata alla formazione, si trovano le misure specifiche relative a quel rischio. Ogni misura può essere contrassegnata come materiale pertinente per la formazione dei propri colleghi o dipendenti. Per selezionare o deselezionare una misura da mostrare o meno nel materiale didattico, fare clic sull’icona dell’occhio adiacente a ciascuna misura. Per impostazione predefinita tutte le misure sono incluse nel materiale di formazione.ow or not show in the training material, click on the eye icon adjacent to each measure. By default all measures are included in the training material.
Il materiale di formazione annovera i seguenti elementi:
- Misure già attuate: si tratta delle misure preventive che sono già state messe in atto per mitigare il rischio.
- Misure aggiuntive: si tratta di eventuali misure di prevenzione aggiuntive che sono state scelte per gestire il rischio.
- Sezione informazioni: le informazioni associate a ciascun rischio che forniscono dettagli sulla sua natura e sui potenziali impatti.
- Note: se vi sono note relative a un rischio specifico, queste possono essere facoltativamente incluse nel materiale di formazione per fornire ulteriore contesto o approfondimenti.
Scegliendo le misure corrispondenti si può garantire un’esperienza di formazione personalizzata per i propri dipendenti.
Relazione
Dopo aver completato il piano d’azione, puoi produrre una relazione.
Se desideri formulare un’osservazione da includere nella relazione, digita il testo qui e salvalo.
Vedi qui per ulteriori informazioni sulle diverse relazioni e su come utilizzarle.
Stato
Il piccolo diagramma circolare nel menù a sinistra mostra lo stato di avanzamento nell’utilizzo dello strumento.
La sezione dello stato offre una panoramica di quanti rischi hai individuato, quanti di essi hai affrontato mediante la definizione di misure e a quanti rischi/affermazioni non hai ancora risposto.
Quando accedi alla schermata dello stato puoi vedere lo stato di avanzamento in ciascun modulo. In questo modo potrai vedere dove devi ancora valutare i rischi o indicare le misure per affrontare i rischi individuati.
Selezionare una valutazione del rischio
Se si è raggiunta una fase in cui la valutazione del rischio è considerata definitiva, potrebbe essere utile comunicarlo al resto dell’organizzazione. Uno dei modi per farlo nello strumento è bloccare la valutazione del rischio. Seguire i passaggi in appresso per bloccare una valutazione del rischio:
- Aprire una valutazione del rischio, assicurandosi che sia attiva su qualsiasi pagina che non sia „Formazione“ o „Impostazioni“.
- Sulla barra degli strumenti, fare clic sull’icona del blocco .
- Apparirà un menu. Da questo menu selezionare „Blocco della valutazione del rischio“.
Una volta completate queste fasi, la valutazione del rischio viene immediatamente bloccata e resa visibile dall’icona di blocco che ora appare come chiusa .